Fáze mezi potvrzením nabídky a nástupem je ideální příležitost učinit výborný první dojem. Jenže v každodenním kolotoči úkolů se lehce stane, že ztratíte přehled, nebo se na něco zapomene. Speciálně, pokud k vám nastupuje několik nových zaměstnanců najednou. Proto jsme dali dohromady praktický preboarding checklist, který vám agendu kolem nástupu zaměstnanců usnadní.
Ze života zaneprázdněného personalisty
Znáte to. Nováček přijde první den do práce. Notebook je ještě na cestě. Přístupy nefungují. Manažer má celodenní meeting. A kolegové jsou zrovna na homeoffice nebo o nástupu vůbec nevědí. První dojem? Pošramocený ještě dříve, než stihne vychladnout ranní káva.
Přitom často nejde o nic dramatického. Jen se na některé věci ve spěchu zapomnělo, odložilo nebo neodkomunikovalo. A přesně tady má preboarding obrovskou sílu. Včasná, jasná komunikace a zapojení nováčka snižují nejistotu, obavy ze změny práce a také pravděpodobnost, že vám nový člověk v týmu začne „googlit jinou nabídku“.
Jasná komunikace a nastavení očekávání
S komunikací není třeba po přijetí nabídky dlouho otálet. I po akceptování nabídky může mít úspěšný kandidát v hlavě obavy, otevřené dotazy, případně ho může oslovit konkurence. Pošlete mu hned po přijetí nabídky uvítací e-mail, kde shrnete klíčové informace opozici, umožníte mu nahlédnout do firemní kultury a hodnot společnosti a nastíníte další kroky, co budou následovat. Nezapomeňte na kontakt, na koho se může v případě otázek obrátit. Informace mu dávkujte postupně a buďte průběžně v kontaktu.
Důležité dokumenty a přístupy
Vybavte všechny administrativní úkony předem. Kromě informací potřebných pro přípravu pracovní smlouvy budete potřebovat i další údaje o nastupujícímu zaměstnanci. Ať už pro účely jednotného měsíčního hlášení, nebo do vaší databáze zaměstnanců. Udělejte si přehled v tom, do kterých systémů bude potřebovat přístup a nezapomeňte mu vytvořit firemní e-mail či nachystat vstupní kartičku.
Mějte pod kontrolou vše důležité od výběru kandidáta až po jeho první den. Pošlete uvítací e-mail přímo z Teamia, pohlídejte si termíny a také to, že noví kolegové mají nachystané, co mají mít. S Teamio Preboardingem máte celý proces přehledně na jednom místě. A první měsíc? Ten je na nás.
Naplánovat setkání s kolegy
Nového zaměstnance zajímají lidé, s nimiž bude pracovat. Představte mu tým a kolegů, se kterými bude nejčastěji v kontaktu. V mnoha firmách je běžná také role mentora nebo “buddyho” – kolegy, který ví, jak to ve firmě funguje a dokáže nováčka rychle nasměrovat. Ideální příležitostí, jak prolomit ledy a poznat kolegy je přizvat ho na týmové pivo po práci nebo různé neformální akce.
Příprava vybavení a pracovního místa
Nástup se blíží a je čas připravit novému kolegovi pracovní místo. Notebook, přístupy k tiskárně a vstupní karta – to vše může potřebovat již první den. Pracuje-li ve výrobě, neobejde se bez ochranného oděvu a skříňky, případně dalších nástrojů.
