Životopis ani průvodní dopis už volně v příloze e-mailu nenajdete. Teamio přestane nejpozději do 31. 12. 2018 posílat e-maily se všemi přiloženými soubory.
GDPR má i pozitivní přínos – reakce uchazečů vám už nezaplní kapacitu e-mailové schránky. A díky produktovým změnám v Teamiu budete mít lepší přehled o tom, co se děje s reakcemi, které sdílíte s dalšími lidmi zapojenými do náborů.
V září jsme totiž spustili změny ve sdílení dat uchazečů. Ve zmíněném článku jsme vypnutí automatického přeposílání příloh do e-mailu avizovali, aby ale nezapadlo mezi ostatními novinkami, věnujeme této změně i speciální článek.
Díky tomu, že sdílíte data uchazečů přes odkazy, se nově dozvíte, kdo a kdy uchazečům volal nebo si vytiskl jejich životopisy. Nábory tak budete mít ještě víc pod palcem.
Od října postupně přepínáme nastavení e-mailových notifikací na bezpečný způsob. Týká se to zhruba 14 % uživatelů Teamia. Drtivá většina z vás už má toto nastavení v pořádku.
Tato změna se týká všech edic (Free, Easy i Smart).
Proč se staráme víc, než bychom museli?
Se spoustou z vás si už nějakou dobu povídáme o tom, co vás v náboru trápí. Hodně často zaznívá, že když sdílíte životopisy uchazečů, manažeři vám nedávají zpětnou vazbu o tom, kdo se jim líbí a kdo ne. Tato změna ve způsobu sdílení reakcí vám to z velké části vyřeší.
Navíc jsme se vás letos dotazníkem ptali: „Věříte, že při použití služeb LMC bude vaše práce a data v souladu s nařízením GDPR?”
A 94 % z vás nám dalo důvěru a odpovědělo, že ano.
Takto velké procento nás upřímně překvapilo a utvrdilo v tom, že na všechny služby LMC velmi spoléháte. I když fungujeme v souladu s GDPR, vaši důvěru vnímáme jako velký závazek.
Proto jsme se, po dokončení těch nejnutnějších GDPR úprav, zaměřili i na samotné sdílení osobních dat uchazečů mimo Teamio.
Vypnuto nejpozději do 31. 12. 2018
Největší potenciální riziko se týká „automatizovaného zpracování“ reakcí. Doteď totiž Teamio umožňovalo automaticky přeposílat reakce včetně příloh do e-mailu.
Tuto možnost tedy postupně vypínáme a nejpozději do 31. 12. 2018 zmizí úplně.
Teamio vám bude samozřejmě pořád posílat upozornění na nové reakce,
v e-mailech už ale životopisy a další přílohy uchazečů nenajdete.
3+1 podporované možnosti sdílení osobních dat uchazečů
- Nejpohodlnější je možnost zapojit kolegy/klienty jako Liniové manažery přímo do Teamia, nebo jim založit jinou roli.
- Osobní data uchazečů můžete sdílet i přes ruční akci Přeposlat. Lidé, kterým takto uchazeče přepošlete, nemusí být registrovaní uživatelé, přesto se k datům dostanou.
- A třetí možností je využít Export došlých reakcí, kterým pohodlně a bezpečně propojíte Teamio s vaším CRM nebo jiným systémem.
Jeden ze tří způsobů sdílení dat uchazečů pomocí „zabezpečeného odkazu”U všech těchto tří způsobů sdílení osobních dat uchazečů hlídáme znění a platnosti udělených souhlasů se zpracováním osobních údajů – Teamio to dělá automaticky na pozadí. Letos nás to stálo hodně sil.
4. Samozřejmě stále můžete stahovat přílohy z Teamia do svého PC, případně si životopisy tisknout. Ukládání životopisů je ale z pohledu GDPR nejvíc problematické s ohledem na hlídání vypršení souhlasu, žádostí o výmaz ze strany uchazečů a další požadavky, které se vážou se zpracováním jejich osobních dat. Pokud si opravdu potřebujete stahovat životopisy, pak už je na vás, jak důslední budete v mazání osobních dat uchazečů a v evidování znění udělených souhlasů od uchazečů.
Excely a evidence reakcí v e-mailu zvyšuje riziko porušování GDPR
- Excel se snadno zkopíruje nebo duplikuje – v Teamiu udržíte jednu pravdu.
- V různých kopiích excelu bývá těžké udržovat aktuální data o uchazečích – u nás je vše na jednom místě.
- Je skoro nemožné hlídat vypršení souhlasu v e-mailu i excelu – Teamio tohle hlídá za vás.
- Databáze uchazečů v e-mailu zastarává – v placené verzi jsme vyrobili Agendu GDPR, tzv. uchazeči „S končícím souhlasem“, díky tomu si včas zajistíte prodloužení souhlasů se zpracováním osobních dat uchazečů.
- Když bude uchazeč chtít smazat svá data, budete muset myslet na všechna místa, kde jsou o něm zmínky – v Teamiu máte vše na jednom místě, snadno uchazeče smažete a máte jistotu, že jste splnili jeho nárok na to být „zapomenut”.
- Znění souhlasu se v čase může změnit, a pak bude důležité mít evidovaný souhlas se správným zněním – v Teamiu je vidět správné, aktuální znění souhlasu.
Personální agentury
Užitečné info pro Personální agentury nebo firmy s vlastním systémem.
Těm z vás, kteří máte svůj systém pro evidenci uchazečů (ATS/CRM), doporučujeme propojit Teamio spolu s vaším systémem automatizovaně.
Využít k tomu můžete Export došlých reakcí. Technický popis této služby jsme zdokumentovali.
Vaši IT specialisté nebo dodavatelé se mohou snadno zorientovat, jak zmíněný export funguje.
Máte k této novince nějaké další otázky?
Ozvěte se nám. Buď pomocí živého chatu přímo v Teamiu nebo na e-mail pomuzeme@teamio.com. Rádi s vámi všechno pořádně probereme.
