GDPR

Spustili jsme bezpečnější přeposílání životopisů

Lenka Stawarczyk • 17. 9. 2018

Našli jsme elegantní řešení, jak můžete kolegům či manažerům nadále přeposílat zajímavá CV a zároveň chránit osobní data uchazečů. V čem to spočívá?

Bezpečné přeposílání údajů uchazečů z hlediska GDPR – nová akce Přeposlat – Teamio náborová aplikace

Našli jsme elegantní řešení, jak můžete kolegům či manažerům nadále přeposílat zajímavá CV a zároveň chránit osobní data uchazečů. V čem to spočívá?

Ve všech edicích Teamia

Chystáte se přeposlat zajímavý životopis kolegovi, který však nepracuje v Teamiu. Může to být specialista, kterého byste rádi přizvali jako „druhé oči“ k pohovoru a zajímá vás, co si o uchazeči myslí.

Akce „Přeposlat“ v Teamiu dosud vzala celou odpověď uchazeče a předala ji na vybraný e-mail kolegy nebo manažera. Schránka se jim následně plnila životopisy lidí včetně veškerých osobních dat. Což kvůli GDPR není právě ideální stav.

Ve všech edicích Teamia (Free, Easy a Smart) jsme proto upravili akci „Přeposlat“. Umožní vám nadále sdílet s kolegy zajímavé životopisy a zároveň chránit osobní data uchazečů. Jak?

Akce „Přeposlat“ na to půjde jinak

Pokud nově zvolíte akci „Přeposlat“, vybranému kolegovi do e-mailu místo kompletní přílohy dorazí zabezpečený odkaz, který ho zavede přímo do Teamia.

Tam si může přílohu (životopis, portfolio uchazeče atd.) v klidu prohlédnout, aniž by se musel registrovat.

7 čili sedm dní

Zabezpečený odkaz bude platit 7 kalendářních dnů. Kolega si ho během té doby může otevřít kolikrát chce, a to až ve dvou libovolných zařízeních: třeba v mobilu a počítači.

Přílohu si může stáhnout nebo vytisknout, ale nebude moci provádět žádné akce v Teamiu (například zamítnout uchazeče).

Příklad: Přepošlete zajímavého uchazeče manažerovi, který je zrovna na služebce. V mobilu klikne na zabezpečený odkaz a prohlédne si životopis v Teamiu. Až se vrátí do kanceláře, použije znovu ten samý odkaz a prohlédne si přílohu v klidu na počítači. Na dalším zařízení (třeba na tabletu nebo soukromém počítači doma) už ji však neotevře.

Bezpečnější přeposílání životopisů s námi testovala Zita Čížková, která ji hodnotí takhle:

Zita Čížková

„Když používám tuto funkci, cítím se jak agentka z Mission: Impossible. Je velmi užitečná, protože moji kolegové vědí, že jejich nejzazší reakce na CV má jasně daný termín. Jen bych zkrátila lhůtu na max 5 pracovních dnů. Všichni víme proč…“

– Zita Čížková, Recruitment Manager v Mark2 Corporation Czech a.s.

A co když kolega nestihne odkaz otevřít během 7 dní?

Pak bohužel vyprší a bude potřeba mu ho poslat znovu. „Mluvili jsme o tom s několika personalisty a podle nich sedm dní stačí. V dnešní době je třeba komunikovat rychle, protože uchazeči jinak dají přednost jiné nabídce. Pokud bychom však měli po ostrém spuštění z více firem zpětnou vazbu, že sedm dní je málo, zareagujeme na to,“ říká Vladimír Kalinay, produktový manažer Teamia.

 

Jak funkci použít

Když teď personalistky pošlou životopis do e-mailu, ztrácejí přehled, co se s ním dál děje. „Ten nyní díky Teamiu získají. Uvidí, kdo si přílohu skutečně zobrazil a také, kdo si CV vytisknul, stáhnul, a dokonce i kdo a kdy uchazečům volal,“ říká Vláďa.

Jak na to v Teamiu: novinka má přispět hlavně k lepší ochraně osobních dat uchazečů. Práce s ní v Teamiu bude velmi jednoduchá. Stačí u uchazeče zadat tag FWD Candidates, který vloží do těla e-mailu jména všech uchazečů, které chcete sdílet s kolegy.

Automatické přeposílání příloh končí

Spolu se spuštěním nové akce „Přeposlat“ Teamio přestává podporovat automatické přeposílání příloh do e-mailu.

Pokud potřebujete pracovat s přílohami uchazečů mimo Teamio, můžete si je buď stahovat z Teamia, nebo využít službu Export došlých reakcí. Součástí tohoto exportu jsou samozřejmě i souhlasy se zpracováním osobních údajů. Pokud vás o Exportu došlých reakcí zajímají detaily, kontaktujte svého LMC obchodníka,“ doplňuje Vladimír Kalinay.

Máte k této novince nějaké další otázky?
Ozvěte se nám. Napište dolů do komentářů, živého chatu přímo v Teamiu nebo na e-mail pomuzeme@teamio.com.

A určitě mrkněte i do Nápovědy.

 

Mohlo by vás zajímat

Rušíme automatické přeposílání příloh do e-mailu
GDPR

7. 11. 2018

Rušíme automatické přeposílání příloh do e-mailu

Životopis ani průvodní dopis už volně v příloze e-mailu nenajdete. Teamio přestane nejpozději do 31. 12. 2018 posílat e-maily se všemi přiloženými soubory.

GDPR z pohledu technologie: jak jsme připravovali naše systémy
GDPR

22. 8. 2018

GDPR z pohledu technologie: jak jsme připravovali naše systémy

GDPR urychlilo některé projekty související s bezpečností a automatizací náborové aplikace. Přesněji nám to popsal Ondřej Mysliveček, Technology Director v LMC.

[Připravujeme] Přeposílání životopisů bude ještě bezpečnější
GDPR

18. 7. 2018

[Připravujeme] Přeposílání životopisů bude ještě bezpečnější

Teamio začne během srpna do e-mailu přeposílat pouze zabezpečené odkazy na zjednodušený Detail reakce.

Jste připraveni posunout své nábory na další úroveň?

Pojďme si zavolat. Ukážeme vám, jak s Teamiem dosáhnout o stupeň (nebo dva) vyšší mety. Vyzkoušejte Teamio na 30 dní zdarma!

Jste připraveni posunout své nábory na další úroveň?