V malých firmách je personalista často na všechno sám. Pokud ovšem nemá Teamio. Přečtěte si jak může Teamio pomoci v jednočleném HR týmu.
HR tým v malé firmě často tvoří jediný člověk. Řeší nejen nábory, ale i desítky dalších drobných úkolů. Takovým náborářům Teamio alespoň částečně nahrazuje asistentku.
Pavla Kučerová z rodinné firmy Dřevojas nám přiblížila, jak si s nábory musí poradit HR oddělení, které má jediného zaměstnance.
Obor: Dřevovýroba
Počet náborů za rok: až 50
Kraj/město: Svitavy
Edice: Teamio Individual
Počet členů HR týmu: 1
Nejoblíbenější funkce Teamia: Poznámky a vkládání vlastních dokumentů k profilu uchazeče
Česká firma, která vyrábí špičkový koupelnový nábytek, o sobě říká, že neusnula za ponkem. Neustále modernizují technologické vybavení a postupy, aby se u nich zaměstnancům dobře pracovalo. Někdy ale ani to nestačí. O každého zaměstnance je na malém městě velký boj.
Jaká jsou specifika zaměstnávání lidí v malých firmách?
Nenajdete v nich desítky zaměstnanců, kteří by se ve velkém podniku mačkali u výrobní linky na pár metrech čtverečních.
Každý zaměstnanec má velkou zodpovědnost. Vidí konečný výsledek práce a dobře chápe, proč na jeho preciznosti záleží. Myslím, že je v malých společnostech míra vnímání zodpovědnosti za celkový výsledek větší než ve velkých „anonymních” firmách.
„Jsme malá firma, takže si u nás nikdo nemusí hrát na machra. Všichni se známe, což je příjemné, ale zároveň tu neututláte žádnou chybu nebo nedostatek. Všechno brzy vychází najevo.“
Co malá firma znamená pro HR oddělení?
Že celé oddělení tvoří jediný člověk. A často také to, že nad rámec svých povinností musíte ještě zvládat další drobné úkoly. Starám se tak například o koordinování práce paní uklízečky, vozový park, zásobování kanceláří a dělám tak trochu asistentku panu řediteli. Já i moji kolegové bychom také pomoc asistentky uvítali, ale kvůli velikosti firmy si musíme poradit bez ní.
„Všichni vědí, že na malém městě a v malých firmách jsou lidé v administrativě tak trochu ‚holky pro všechno‘.“
Čím si asistentku nahrazujete?
Částečně mi ji nahrazuje Teamio. Shromažďuje na jediném místě veškerou komunikaci, připomene mi, proč jsme dříve uchazeče odmítli, a ohlídá, aby se neztratil žádný přiložený dokument. Upozorní mě, když hrozí, že bych někomu zapomněla odpovědět nebo evidovala údaje o uchazečích v nesouladu s legislativou.
„Nemusím se zdržovat žádným zakládáním, evidováním a přeposíláním excelových tabulek. Navíc mám ohlídané GDPR.
Jak v jednočlenném týmu hledáte pracovní posily na malém městě?
Hledání pracovníků na malém městě je dřina i pro velký sehraný tým. S dalšími zaměstnavateli se přetahujeme o každého pracovníka. Nabízíme příjemné prostředí a výhody, na které lidé slyší.
Na jaké výhody zaměstnance lákáte?
Práce není tak fyzicky náročná. Na rozdíl od jiných firem tak nabízíme výborné pracovní podmínky ve výrobě i pro ženy. Flexibilní plánování směn či zkrácené úvazky vychází vstříc i maminkám s dětmi ve školce nebo škole. Upravujeme časy začátků směn podle odjezdů autobusů tak, aby vyhovovaly i dojíždějícím z okolních vesnic. A pro ty, kteří si chtějí „máknout“, naopak vytváříme pracovní místa s prodlouženými směnami. Také poukazujeme na to, že práce se dřevem je příjemná, voňavá.
„Naše rodinná firma sází na vytváření příjemných pracovních podmínek. Modernizujeme, aby byla práce jednodušší a příjemnější.“
Vstupuje do náborů ještě někdo z firmy?
Pozice do výroby obsazuji většinou s manažerem výroby, případně požádám o spolupráci mistry. Administrativní pozice řeším sama nebo s přímým nadřízeným uchazeče. Když hledáme nováčka na manažerskou pozici, přidává se do výběru i ředitel. Díky Teamiu to jde hladce – ředitel rychle získá představu o způsobu vyjadřování a rychlosti reakcí uchazeče, protože vidí celou historii komunikace. Prohlédne si životopis, podívá se i na přiložené dokumenty, jako jsou třeba výsledky jazykových testů, a přečte si moje postřehy v poznámkách. Nic si nemusíme tisknout ani fyzicky předávat. Ředitel přidá hvězdičku nebo poznámku, i když je třeba na služební cestě, a já s uchazečem dále pracuji.
„S panem ředitelem sice máme kanceláře vedle sebe, ale nemusíme se kvůli uchazečům scházet, ani se vyrušovat. Teamio bezpečně uchová a přenese všechny informace a nám nábor nenarušuje průběh pracovního dne nečekanými schůzkami.“
Jak pracujete se zamítnutými uchazeči?
Vždy investuji čas do zapsání poznámky, proč jsem uchazeče nepřijala. Takové poznámky jsou cenné především v případě, že se uchazeč do firmy opakovaně hlásí. A ocení je i vaši nástupci, když například změníte zaměstnání nebo odejdete na mateřskou dovolenou. Bez Teamia by se nenávratně ztratila historie uchazeče i důležité osobní postřehy personalisty.
„V Teamiu mám šablony odmítacích e-mailů. Nemusím tak vždy vymýšlet, co a jak zamítnutému uchazeči napíšu. V připravené šabloně upravím jen pár detailů a mohu odpověď poslat.“
Do Dřevojasu chcete přijímat posily, které zapadnou do týmu. Kdy stíháte atmosféru a dynamiku týmu nasávat?
Každý den se potkávám s lidmi z výroby, s mistry i manažery. Firma nabízí různé vzdělávací a jazykové kurzy, i při nich se setkáváme, představu proto mám. Pomáhám mzdové účetní a s další administrativou na jiných odděleních, takže se ochomýtám skutečně napříč celou firmou.
Co vám pomáhá komunikovat výhody Dřevojasu uchazečům?
Na Jobs.cz máme vlastní stránku v podobném designu jako web Dřevojasu. Tam komunikujeme naši historii, výsledky i hodnoty. Co nejdříve také chceme na web a do inzerátů natáčet videa a v nich představovat podrobněji pracovní pozice.
„Bez Teamia bych si musela v počítači ukládat informace do zaheslovaných složek. Ani si nechci představovat, jak by vypadala excelovská tabulka se všemi uchazeči. Co pozice, to jeden list. Byl by to nepřehledný zmatek.“
Chcete zavést Teamio i ve vaší firmě?
Hlavní argumenty pro vaše nadřízené podle Pavly Kučerové
Okamžitá dostupnost historie uchazeče
Všechny e-maily, přílohy, životopis i poznámky najdete na jediném místě.
Snadné předání HR agendy
Když odejdete třeba na mateřskou, nemusíte předávat stohy papírů a řady šanonů. Odcházející si s sebou neodnese veškeré know-how, vše zůstává ve firmě a nástupce snadno naskočí do rozjetého náborářského vlaku.
Vše na jednom místě
Nemusíte řešit, v které záložce uchazeče máte, protože všichni jsou na jediném místě. Do Teamia si vložíte i ty, kteří vám pošlou životopis na soukromý e-mail nebo ho donesou na vrátnici.
Přehledné poznámky
K uchazeči si přidáte vlastní postřehy a můžete je případně i sdílet se svými kolegy.
Umožňuje fungování jednočlennému HR týmu
Řeší za personalisty administrativu, hlídá termíny a udržuje v dokumentech pořádek.
Uchování a snadné předávání příloh
Kopie certifikátu o jazykové zkoušce, účetní zkouška nebo osobnostní test. Všechny přílohy máte u životopisu a poznámek. Nemusíte je tisknout nebo připínat sponkou, když dáváte uchazeče na posouzení dalšímu kolegovi.
Podchycení legislativy
Teamio za vás ohlídá uchovávání údajů v souladu s GDPR.
Chcete zavést Teamio i ve vaší firmě?
Hlavní argumenty pro vaše nadřízené podle Pavly Kučerové
Okamžitá dostupnost historie uchazeče
Všechny e-maily, přílohy, životopis i poznámky najdete na jediném místě.
Snadné předání HR agendy
Když odejdete třeba na mateřskou, nemusíte předávat stohy papírů a řady šanonů. Odcházející si s sebou neodnese veškeré know-how, vše zůstává ve firmě a nástupce snadno naskočí do rozjetého náborářského vlaku.
Vše na jednom místě
Nemusíte řešit, v které záložce uchazeče máte, protože všichni jsou na jediném místě. Do Teamia si vložíte i ty, kteří vám pošlou životopis na soukromý e-mail nebo ho donesou na vrátnici.
Přehledné poznámky
K uchazeči si přidáte vlastní postřehy a můžete je případně i sdílet se svými kolegy.
Umožňuje fungování jednočlennému HR týmu
Řeší za personalisty administrativu, hlídá termíny a udržuje v dokumentech pořádek.
Uchování a snadné předávání příloh
Kopie certifikátu o jazykové zkoušce, účetní zkouška nebo osobnostní test. Všechny přílohy máte u životopisu a poznámek. Nemusíte je tisknout nebo připínat sponkou, když dáváte uchazeče na posouzení dalšímu kolegovi.
Podchycení legislativy
Teamio za vás ohlídá uchovávání údajů v souladu s GDPR.
