[Případovka] Jak na Letišti Praha zapojují manažery do náboru pomocí Teamia

Liniový manažer by měl být hlavním partnerem v náboru. Přečtěte si, jak manažery do přijímání nových posil hladce zapojit.

Manažeři většinou přesně znají profil uchazeče, kterým by rádi doplnili svůj tým. Dokážou také odhadnout, jestli by povahově zapadl do kolektivu a rozuměl si s kolegy.

Ačkoliv by tedy jejich názor měl mít při náboru velkou váhu, přijímání nových posil pro manažery často znamená pouhé předání požadavků personalistům a následné doufání v co nejlepší výsledek. Teamio proto umožňuje zapojení manažerů do celého náborového procesu. Tuto možnost využívají i personalisté a manažeři z Letiště Václava Havla.

Na obtíže a výhody zapojení liniových manažerů do náboru jsme se ptali personalistky Lady Duchoňové a manažerky Mariky Janouškové z Letiště Václava Havla v Praze.

Proč do náboru zapojujete manažery?

Lada Duchoňová, personalistka: Náborář je především odborníkem na náborový proces. Liniový manažer je pro nás hlavním partnerem v náboru. Když hledáme člověka k němu do týmu, tak on nejlépe ví, koho potřebuje. Proto je nutné, aby manažer v určité fázi do náboru vstoupil.

Jak vypadalo zapojení manažerů do náboru před Teamiem?

Lada Duchoňová, personalistka: Největší rozdíl byl v časové náročnosti, přehlednosti a uchování informací na později. Když jsem chtěla s manažery řešit nábor, museli jsme se alespoň někdy sejít. A to už znamená schůzku v konkrétní čas, ovlivní vám to váš program. Díky Teamiu některé procesní schůzky odpadnou a manažeři i personalisté se posuzování uchazečů mohou věnovat nezávisle na časových plánech protistrany.

Také máme v Teamiu jasně nastavený systém hodnocení uchazečů. Poznámky, které si k zájemcům o práci personalisté nebo manažeři napíšou, máme vždy na očích a můžeme se k nim vrátit. Zbavila jsem se tak stohů papírů s barevnými poznámkami a lístečky.

„Manažer lépe posoudí odbornou stránku uchazečových schopností a zná firmy,
ze kterých uchazeči přichází.”

Jak jste z pozice manažerky reagovala, když jste zjistila, že budete používat Teamio?

Marika Janoušková, manažerka: Na začátku jsem se zděsila. Pracujeme tu s obrovským množstvím softwarů a aplikací. Každá nová znamená pro manažera zátěž při objevování toho, jak funguje. Bála jsem se, že Teamio nebude dostatečně intuitivní a práci mi spíše zkomplikuje, než aby mi ji usnadnilo.

Jak vás pomocí Teamia zapojili do náboru?

Marika Janoušková, manažerka: Do e-mailu mi přišel odkaz pro přihlášení a krátká instrukce od personalistky, jakým způsobem mám Teamio používat a co mi přinese. Když jsem se poprvé přihlásila, tak jsem v Teamiu už měla přednastavenou pozici, kterou jsme v té době obsazovali. Nemusela jsem tak ztrácet čas teorií. V podstatě hned jsem zjistila, že Teamio je jednoduché, intuitivní a nepotřebuji k jeho pochopení žádný návod.

„Moje myšlenky typu ‚Zase nový software, se kterým se musím učit‘, se naštěstí rozplynuly hned, když jsem Teamio poprvé otevřela.”

Z čeho mají při zapojování do Teamia manažeři nejčastěji obavy?

Lada Duchoňová, personalistka: Z nového programu, ve kterém se budou muset zorientovat, z dalších přístupových údajů k zapamatování. A také se obávají toho, že by v programu mohli spustit nějakou nevyžádanou a nevratnou akci. Některé programy skutečně nejsou snadno pochopitelné a dobře zabezpečené a v nich můžete například poměrně snadno smazat kontakty nebo omylem změnit důležité údaje. Nic takového v Teamiu ale nehrozí, manažeři okamžitě chápou, co mají dělat a žádná „nehoda” se nám ještě nestala.

„Nezapojit do náboru manažery znamená nevyužít naplno potenciál,
který v sobě má každá firma.”

Co na propojení manažerů a personalistů pomocí Teamia nejvíce oceňujete?

Marika Janoušková, manažerka: Hlavní výhodou je pro mě jednoduchá komunikace s personalistou i možnost sdílet informace s ostatními manažery v rámci liniové struktury. Mohu se do něj podívat odkudkoliv, to znamená z domova, z mobilního zařízení, zkrátka nemusím sedět u počítače v kanceláři.

„Když zapojíte do náboru manažery, získáte do týmů kvalitnější posily.
A díky Teamiu je celý nábor rychlý a přehledný.”

Velký přínos pro nás všechny je, že v Teamiu vidíme, v jakém stavu každý uchazeč je. Jaká akce se u něj od nás očekává. Máme tak jistotu, že na nic nezapomeneme a nemusíme na to myslet, Teamio se případně připomene. Ta jistota, že nikoho neopomineme, znamená velkou úlevu.

Jak propojení manažera a personalisty v praxi funguje?

Lada Duchoňová, personalistka: Personalista dostane požadavek na spuštění náboru. Pokud jde o méně obvyklou pozici, vyžádá si od manažera bližší specifikaci profilu uchazeče a v Teamiu připraví nábor.

Někdy personalisté selektují obdržené životopisy sami a rovnou zvou uchazeče na schůzku a manažer nebo jím pověřená osoba se s uchazečem setká až na pohovoru. Takový postup je možný hlavně u provozních pozic.

Jindy se manažer zapojuje už dříve. Náborář udělá předvýběr a manažer jednoduchým zadáním palce nahoru nebo dolů z předvybraných uchazečů zvolí ty, kteří postupují k pohovoru. Jiná varianta je, že manažer chce vidět všechny životopisy a loví mezi nimi skryté talenty.

Při všech scénářích hodně pracujeme se systémem poznámek. Děláme si je i u zamítnutých, takže když se k nám hlásí znovu nebo zpětně zvažujeme jejich obsazení na jinou pozici, máme jistotu, že na nic důležitého nezapomeneme.

„Životopisy mohu prohlédnout jen jednou a následně pracuji se svými poznámkami. Oproti stavu, kdy jsem měla plný šuplík ‚nadějných uchazečů na později‘, je to obrovský posun.”

K čemu vám poznámky o uchazečích ještě pomáhají?

Marika Janoušková, manažerka: Někdy uchazečovy dokumenty s poznámkou pošlu jinému manažerovi, protože si myslím, že by skvěle doplnil jeho tým. Jindy si udělám poznámku o tom, že by byl uchazeč perfektní pro oddělení, na které ale momentálně nenabíráme. Když se později pozice otevře, ušetříme za nábor, už jdeme na jistotu.

„Díky poznámkám v Teamiu a přehledném uchování informací o uchazečích nemusíme někdy ani vyhlašovat nový nábor. Oslovíme uchazeče, kteří se k nám již hlásili.”

Kolik pozic ročně přibližně obsazujete?

Lada Duchoňová, personalistka: Stále máme otevřených přibližně 50 až 70 pozic. V roce 2018 jsme zpracovali 24 tisíc životopisů a nabrali jsme 1 500 nových lidí. Vedeme bez nadsázky tisíce pohovorů ročně.

Při takových počtech uchazečů je pro nás Teamio nezbytným nástrojem. Poskytuje nám totiž přehled o všech kandidátech. Jsme pyšní na to, že 96 % uchazečů odpovídáme do 14 dnů. Manažeři mají přehled, jak na tom nábor i stav uchazečů je a celý proces se tak nikde nezadrhává. Bez Teamia bychom vlastně asi ani tolik uchazečů nabrat nemohli.

Jaký přínos nad rámec běžného náboru pro vás Teamio má?

Lada Duchoňová, personalistka: Pomáhá mi budovat lepší vztah s uchazeči. To je důležitá role personalistů. Když odpovíte včas a na nikoho nezapomenete, posilujete svoji značku kvalitního a zodpovědného zaměstnavatele.

Linioví manažeři díky většímu zapojení také vnímají, jak je nábor náročný. Lépe rozumí tomu, proč potřebujeme reagovat rychle a v potřebné kvalitě i kolik úsilí se skrývá za jednotlivými kroky přijímání nových posil.