Organizovat nábor zaměstnanců do pětisetčlenného týmu rozděleného do poboček ve třech zemích není lehký úkol. Pokud pro jeho zvládnutí nemáte speciální nástroje
Organizovat nábor zaměstnanců do pětisetčlenného týmu rozděleného do poboček ve třech zemích není lehký úkol. Pokud pro jeho zvládnutí nemáte speciální nástroje
Invia.cz
Je největší cestovní agentura v Česku. Působíme jako autorizovaný prodejce zájezdů více než tří set renomovaných cestovních kanceláří a staráme se o zhruba tři miliony klientů.
Aktuálně se HR oddělení Invie stará o 550 zaměstnanců v Česku, Maďarsku a na Slovensku.
V HR oddělení na hlavní pracovní poměr pracuje 12 lidí, v Česku jich působí nejvíce v Brně a na každé další pobočce v Praze, Ostravě a Hradci Králové je vždy minimálně jeden kolega. Jejich kompetence se dělí na nábor, projekty a administrativu.
Je práce v Invii něčím specifická?
Jiří Malina: Invia sice prodává zájezdy celý rok, ale jako každá cestovní agentura máme nejvíce práce v sezónách. Týká se to hlavně prodejního oddělení, které obsluhuje nejvíce klientů v lednu a únoru, kdy jdou do prodeje first minute nabídky, a pak v létě od června zhruba do poloviny září. Naše práce ale není výhradně sezónní. Její objem se prolévá do celého roku a působnosti všech oddělení.
Jak často nabíráte nové lidi?
JM: Nábor probíhá průběžně během celého roku. V sezónách, především v létě, je ale intenzivnější a firma se navíc rozrůstá o sezónní brigádníky.
Jak váš nábor probíhá?
JM: Velmi záleží na pozicích, ale máme pravidlo, že na nabídky reagujeme maximálně do dvou týdnů a zpětnou vazbu poskytujeme všem uchazečům. Standardně jde spíše o jeden týden, pouze v případě vyšších pozicí čekáme na reakce delší dobu. Stejně tak se podle obsazované pozice liší i počet kol. Standardně nám stačí kolo jedno, u vyšších pozic děláme dvě, u vrcholných i tři.
Kdo se do procesu náboru zapojuje?
Kateřina Hagarová: Na náboru spolupracuje vždy jeden ze šesti pracovníků z HR, kteří mají recruitment v kompetenci. Spolupracují vždy s liniovým manažerem oddělení, které nové kolegy nabírá.
Hledáte zaměstnance v rámci celé ČR, nebo pouze lokálně?
JM: Na pozice v prodeji hledáme většinu nových kolegů v lokalitách poblíž poboček. Na manažerské funkce probíhá nábor v rámci celé republiky.
Jaké nástroje používáte?
JM: Snažíme se používat co nejširší spektrum nástrojů. Využíváme dedikovanou kariérní sekci našeho portálu, standardně pořádáme kampaň na Jobs.cz, dobře nám fungují i sociální média, Facebook a v poslední době Instagram.
KH: Informace o obsazovaných pozicích komunikujeme například i na veletrzích. Osvědčilo se to především v komunikaci se studenty a mladými lidmi, se kterými chceme udržovat kontakt jako s potenciálními uchazeči do budoucna.
Jak probíhal management náborů a pohovorů předtím, než jste pořídili Teamio?
KH: Reakce na naše nabídky jsme původně zpracovávali ve veřejných složkách v Outlooku a plánování pohovorů jsme rozepisovali v excelovských tabulkách. Později jsme organizaci náboru přesunuli do našeho interního systému. Ten sice umožňuje sdílení termínů a informací, ale je primárně navržen pro jiné aplikace, než je nábor, a ne vše bylo možné v jeho rámci vyřešit. Teamio jsme začali využívat hned, jak se objevilo. Začali jsme do něj přesouvat náborovou agendu a nějaký čas jsme ho využívali paralelně s naším systémem a databázemi. S tím, jak se Teamio postupně zlepšovalo a přibývaly v něm funkce, jsme přestávali využívat náš systém. Jakmile se v Teamiu objevila funkce plánování pohovorů, přesunuli jsme veškerou agendu na něj.
V čem vám Teamio především ulehčilo práci?
JM: Teamio je navrženo přímo pro potřeby organizace náborů, takže se v něm dělá lépe v podstatě vše. Od evidence uchazečů přes zapojování liniových manažerů až po plánování a přesouvání pohovorů podle okamžité potřeby. Využíváme ho jako komplexní náborovou platformu, která nám v porovnání s dřívějškem ušetří odhadem 60 % času.
Při koordinaci s manažery odvádí Teamio největší kus práce a je díky němu možné je zapojovat hned od začátku celého procesu.
Kolik lidí u vás s Teamiem pracuje?
JM: Stálý přístup do něj má šest pracovníků HR, kteří mají nábor v náplni práce. Liniovým manažerům udělujeme přístup, pokud se provádí nábor do jejich oddělení.
Jakou funkci obzvlášť oceňujete? A je něco, co vám v Teamiu naopak chybí?
KH: Sdílený Kalendář pohovorů je funkce, která rozhodla o tom, že jsme Teamio začali používat jako výhradní nástroj pro nábor. Ocenila bych, kdyby do Teamia přibyl kalendář nástupů nových kolegů. Organizujeme nábory v rámci celé republiky a může se stát, že naše kolegyně z jiné pobočky například onemocní. My bychom potřebovali mít přehled o tom, které pozice jsou v její pobočce obsazené, kdy mají noví kolegové nastupovat a jaké jsou jejich kontakty, abychom se s nimi mohli spojit a jejich nástup odložit.
JM: Další funkce by mohly být nestandardní remindery. Například se stává, že se kandidát rozhoduje mezi námi a jinou firmou a chce, abychom se mu ozvali s nabídkou co nejdříve. Bylo by užitečné, abychom si mohli na takový případ nastavit připomenutí.
Máte při náboru problém s uchazeči, kteří někdy nepřijdou na pohovor? Kolik jich je?
JM: Stává se to u obsazování nižších pozic. Není to vysoké procento, odhadem jde o jeden dva případy z deseti. Při velkých kampaních nicméně může jít o poměrně dost lidí a dohledávat kontakty v jednotlivých odpovědích bývalo pracné a zdlouhavé. Stejně jsme složitě řešili přesuny termínů pohovorů u kandidátů, kterým do původního termínu něco přišlo. Díky sdílenému plánovači v kalendáři je to dnes otázka chvilky. Pro mě je to jedna z největších výhod kalendáře i Teamia obecně.
Jak často Kalendář pohovorů využíváte? A jak s ním pracujete?
JM: V podstatě každý den. Centrum náborů pro naši firmu sídlí v Brně a sdílet s nimi kalendář s veškerými úpravami v reálném čase je obrovská výhoda. Zvlášť to platí v období, kdy pořádáme před začátkem sezóny velké náborové kampaně.
Jaké jsou reakce manažerů, pro které to není každodenní nástroj?
KH: Veskrze pozitivní. Hodně oceňujeme, že kalendář je navržen zcela intuitivně, nevyžaduje žádné složité zaškolování, používat se ho naučí každý. Při koordinaci s manažery odvádí Teamio největší kus práce a je díky němu možné je zapojovat hned od začátku celého procesu. Dříve jsme jim posílali životopisy e-mailem. Když se jim nemohli věnovat kvůli vytíženosti okamžitě, složitě je pak dohledávali mezi doručenou poštou a vše se zbytečně zdržovalo. Dnes mají vše přehledně na jednom místě, propojené s kalendářem a hlavně v období náborů před sezónou nám to šetří práci i čas.
